Praxis: Umsetzung Rückverfolgbarkeit
Wer anfängt nach „Chargenverfogung“ oder Lebensmittel Rückverfolgbarkeit zu googlen, wird zwar einiges zur Theorie, aber leider nicht sonderlich viel zur praktischen Umsetzung finden. Eine Rückverfolgbarkeit Software Anbieter werben zwar mit unkomplizierten Lösungen, aber zeigen auch nicht so richtig, was die jeweilige Software so kann. Wir haben uns deswegen mal mit ein paar Unternehmen aus der Praxis gesprochen und gefragt, ob und wie man das Ganze auch ohne komplexes Warenwirtschaftssystem handhaben kann. Im folgenden finden sich dafür einige praktische Tipps.
Bitte beachtet: Dabei handelt es sich um einen Lösungsansatz für ein kleines Lebensmittel Unternehmen. Größere Betriebe werden vermutlich mit unserer Excel Vorlage nicht allzu anfangen können :). Mit der Rezeptrechner Software planen wir die Funktionen auch zu digitalisieren und dies als Teil vom Rezeptrechner PRO Business anzubieten. Für den Moment muss es aber noch die Excel Vorlage tun.
Die folgenden Schritte solltest du beachten:
Schritt 1: Wareneingang registrieren
Zunächst einmal ist es wichtig, dass du den Wareneingang für die Rohstoffe richtig registrierst. Hierbei solltest du eine Liste aller gelieferten Lebensmittel mit dem Lieferdatum, Zuordnung zum Lieferantenschein und einer Losnummer notieren. Die Losnummer ist dabei eine eigens erstellte fortlaufende Nummer. Diese Losnummer kann beispielsweise wie folgt zusammengesetzt sein:
„W“ für Wareneingang + Datum + fortlaufende Nummer
Die Losnummer wird sowohl in einer Excel Liste notiert aber auch auf dem Produkt angebracht. Damit stellt man die spätere Zuordnung zwischen Lieferantenschein und Losnummer sicher. Für das Anbringen der Losnummer auf dem Lebensmittel kannst du beispielsweise einfache Etiketten nutzen, die man mit einem Edding beschreibt.
Schritt 2: Produktion dokumentieren
für die Produktion notierst du im zweiten Schritt die jeweilige Rezeptur und pro Zeile die jeweilige Zutat. Diesen Schritt können wir mit der geplanten Rückverfolgbarkeit Software vom Rezeptrechner später automatisieren. Denn bereits heute kannst du deine Rezepte ja über den Rezeptrechner verwalten und die Lebensmittelkennzeichnung erstellen.
Für den Moment müsstest du die Zutaten manuell in einzelnen Zeilen eingeben. Achte darauf, dass du die gleiche Bezeichnung nutzt wie auf der ersten Seite. In der nächsten Spalte würdest du nun die jeweilige entnommene Losnummer notieren. Wenn du für eine Zutat verschiedene Losnummern einsetzt, erstelle eine weitere Zeile mit der gleichen Zutat. Achte darauf, dass immer nur eine Losnummer pro Zeile genannt wird. Die Chargennummer wiederum wird automatisch generiert und dient später der internen Rückverfolgbarkeit. Über die Chargennummer sind jeder Produktion eindeutig bestimmte Losnummern der Zutaten zugeordnet.
Wenn du möchtest kannst du hinter die Chargennummer nun noch den Kunden/ Auftrag oder Abnehmer notieren. So kann auch sichergestellt werden, dass du in der Lieferkette sowohl den Lieferanten als auch den Abnehmer korrekt dokumentierst. Bei diesem Teil handelt es sich um die externe Rückverfolgbarkeit. Beides hängt aber stark voneinander ab und kann kaum getrennt betrachtet werden.
Interesse an der Excel Vorlage ?
Wenn du Interesse an der Excel Vorlage zur Rückverfolgbarkeit hast, schreibe mir gerne eine Nachricht an [email protected]. Ebenso würde mich interessieren, ob du Interesse an einer Software Lösung zur Rückverfolgbarkeit für Lebensmittel hast?
Mit der Rezeptrechner Software ermöglichen wir heute schon viel Zeit & Kosten bei der Lebensmittelkennzeichnung und Nährwertberechnung zu sparen. Du bekommst damit schon heute ein Programm, mit dem man Rezepte gut verwalten kann und beispielsweise auch Etiketten mit Kennzeichnung drucken kann (inkl. Zutatenliste, Nährwerttabelle etc) gemäß LMIV Anforderungen. Die Rückverfolgbarkeit ist dabei eine logische Ergänzung aus meiner Sicht. Aber ich entwickle in der Regel nur Dinge, die von meinen Nutzern auch angefragt werden. Je mehr Feedback ich dazu erhalte, desto schnell starten wir die Entwicklung. Eine kurze E-mail ist ausreichend!
Etiketten Erstellen | Software
Mit dem Rezeptrechner PRO Business bekommst du eine einfache und kostengünstige Software zur Rezeptverwaltung und Lebensmittelkennzeichnung. Im Kern handelt es sich um einen Nährwertrechner. Du kannst damit aber nicht nur Nährwerttabellen erstellen, sondern mittlerweile auch vollständige Etiketten zum ausdrucken für Lebensmittel erstellen. Zutatenliste, QUID und Allergene Kennzeichnung ist weitestgehend automatisiert. Ebenso kannst du Produktspezifikationen als PDF und Rezeptblätter erstellen und drucken. Für die Gastronomie kann man auch eine Allergene Liste herunterladen. Seit kurzen gibt es eine Preiskalkulation Funktion. Und zu guter letzt kann man für die Gemeinschaftsverpflegung auch einen Speiseplan erstellen. Und das alles zu einem unschlagbaren Preis.
Rechtliche Grundlage (Gesetz)
Die Rückverfolgbarkeit für Lebensmittel wird im Lebensmittel und Futtermittelgesetz geregelt (kurz LFGB). Zum Dezember 2022 ist dabei noch eine wichtige Änderung in Kraft getreten. Bis Dezember 2022 war die Form, in der Daten zur Rückverfolgbarkeit im Falle einer Prüfung, übermittelt werden durften, etwas offener formuliert. Nun steht fest, dass die Daten in elektronischer Form übermittelt werden müssen. Nach Aufforderung von der jeweiligen zuständigen Behörde muss die Übermittlung der Daten innerhalb von 24h erfolgen. Die Papierform ist nicht mehr möglich.
Elektronische Form bedeutet dabei Excel Tabellen oder eine CSV Datei.
Interne und Externe Rückverfolgbarkeit
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der internen und externen Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln.
Externe Rückverfolgbarkeit
Bei der externen Rückverfolgbarkeit geht es also darum, dass man für jedes Lebensmittel die vorgelagerte und nachgelagerte Stufe kennen muss. Das heißt, man muss wissen, welche Lieferanten Rohstoffe geliefert haben (in welcher Charge) und an welche Betriebe die jeweiligen Lebensmittel ausgeliefert worden sind. Verpflichtend ist diese Form der Lebensmittel Rückverfolgung dabei allerdings nur im B2B Bereich. Das heißt, dies muss nur gewährleistet werden, dann Betriebe Lebensmittel an andere Betriebe verkaufen.
Interne Rückverfolgbarkeit
Gleichzeitig gibt es noch die interne Rückverfolgbarkeit. Dabei handelt es sich um die Verarbeitung der Rezepturen zu Lebensmitteln. Das bedeutet, dass man sicherstellen muss, welche Charge oder Losnummer von einem Rohstoffe in welcher Charge oder Losnummer von einem fertig verarbeiteten Lebensmittel landet.
All diese Vorkehrungen dienen der Qualitätssicherung. Sollte es einmal zur Kontamination von einem Lebensmittel bei einem Lieferanten, so kann schnell identifiziert werden, welche Chargen vom Lebensmittel betroffen sind.
Gleichzeitig dienen diese Vorkehrungen dem internen Risikomanagement und der Absicherung. Kommt es beispielsweise zu Krankheitserregern, die bei einem Endverbraucher nach Verzehr vom Produkt gefunden werden, dann können sich Betriebe absichern, wenn man nachweisen kann, dass das Lebensmittel bei der Verarbeitung im eigenen Betrieb noch in Ordnung war. Hierfür werden auch sogenannte Rückstellproben nach dem HACCP Konzept aufbewahrt.
Definition: Charge, Batch oder Los
Dabei bezeichnet man in der Lebensmittelproduktion die Gesamte Menge von Rohstoffen oder Komponenten, die unter gleichen Bedingungen erzeugt, hergestellt und verpackt wurden ist.
Definition: Losnummer
Eine Losnummer wird einem Los zugeordnet und auf dem produzierten Lebensmittel angebracht (beispielsweise auf dem Etikett vom Lebensmittel). Die Losnummer wird dabei auf dem Etikett von verpackten Lebensmitteln angebracht (siehe auch verpackte Lebensmittel verkaufen). Lose Lebensmittel benötigen in der Regel keine Losnummer. Damit man die Losnummer eindeutig von anderen Nummern unterscheiden kann, wird empfohlen mit einem L zu starten. Die Losnummer besteht dann in der Regel aus Zahlen und Buchstaben.