Wie berechnet man die monatlichen Fixkosten für ein Restaurant?

Wer ein Restaurant oder einen gastronomischen Betrieb betreibt, sollte die Fixkosten im Blick haben. Die Fixkosten sind ein wichtiges Kosten-Element, welches man nicht so ohne Weiteres von heute auf morgen abschalten kann. Gleichzeitig ist es wichtig bei der Preiskalkulation für die Gastronomie die Fixkosten im Blick zu haben. Damit kalkuliert man sauber und stellt sicher, dass man nicht still und heimlich Gewinn liegen lässt. In diesem Artikel zeige ich dir, wie man die monatlichen und jährlichen Fixkosten berechnet und dies in die Preiskalkulation mit einfließen lässt. Außerdem gehen wir darauf ein, ob man Personalkosten als Fixkosten betrachten sollte. Zu guter letzt zeige ich dir, wie du mit der Rezeptrechner Software dann die Preiskalkulation für deine Rezepte und Gerichte durchführen kannst.

Was gehört zu den Fixkosten für ein Restaurant?

Um die monatlichen Fixkosten für ein Restaurant zu berechnen, benötigst du zunächst eine Vorlage für die einzelnen Fixkosten Blöcke. Im folgenden findest du eine Liste aller Fixkosten, die typischerweise für ein Restaurant anfallen:

• Personalkosten – dazu gleich noch mehr
• Raumkosten (Miete)
• Versicherungen
• Fahrzeugkosten
• Werbe-/ Reisekosten
• Reparatur
• Sonstige Kosten

Fixkosten sind all die Kosten, die nicht direkt von den Verkaufszahlen abhängen. Diese Kosten fallen also so oder so an, egal ob man mehr oder weniger verkauft. Nun kann es natürlich sein, dass man bei deutlicher Steigerung vom Absatz auch mehr Personal oder einen größeren Raum benötigt. Das wären dann sprunghafte Kosten, die jedoch immer noch als Fixkosten zu betrachten sind. Denn solche Kosten steigen nicht linear mit dem Absatz.

Nicht zu den Fixkosten zählen Wareneinsatz (Rohstoffkosten) und Material/ Verpackung. Dabei handelt es sich um variable Kosten. Je mehr man verkauft, desto mehr dieser Kosten fallen an.

Wie berechnet man die Fixkosten für ein Restaurant?

Um deine monatlichen Fixkosten für ein Restaurant zu berechnen, gehst du wie folgt vor:

Hast du bereits ein laufendes Geschäft, dann verwendest du am besten die BWA um die verschiedenen Kosten-Elemente zu ermitteln. Hast du noch kein laufendes Geschäft, kannst du die Vorlage verwenden um die Fixkosten grob zu kalkulieren.

Grundsätzlich empfehle ich immer die Fixkosten von mehreren Monaten zu betrachten und durch die Anzahl der Monate zu verteilen. Idealerweise nimmst du ein vollständiges Kalenderjahr und teilst die Kosten durch 12 Monate. Viele Fixkosten wie Versicherungen oder Reparaturen fallen nicht in jedem Monat in gleichem Umfang an. Es ist also wichtig, dass man mit einem Durchschnitt kalkuliert.

Ermittle also die Summe aller Fixkosten für das letzte Jahr und korrigiere die Kosten, bei denen du weisst, dass diese sich verändern werden (zum Beispiel durch Mieterhöhungen). Selbst wenn du keine Reparaturkosten hast, solltest du immer auch hierfür etwas Budget einplanen. Denn Reparaturen fallen nicht linear an, können jedoch unerwartet ziemlich ins Gewicht fallen.

1. Summiere alle Fixkosten von einem Kalenderjahr oder einem bekannten Zeitraum auf (Beispiel: 11 Monate)
2. Teile die Gesamtsumme durch die Anzahl der Monate (11)
3. Nun kennst du die Fixkosten pro Monat

Im nächsten Schritt erkläre ich dir, was genau du nun mit diesen Fixkosten pro Monat machen kannst. Bevor wir dazu kommen, möchte ich jedoch noch einmal kurz auf die Personalkosten eingehen.

Fixkosten Beispiel

Auf der rechten Seite findest du ein Beispiel für eine Fixkosten Kalkulation und die monatlichen Fixkosten für ein Restaurant. Wie du sehen kannst, habe ich die Daten für 11 Monate aus dem Vorjahr vorliegen. Das ist ein guter Zeitraum als Grundlage für die Fixkosten Kalkulation. Zunächst bilde ich die Summe aller Fixkosten mit und ohne Personal. Wie du sehen kannst, bildet das Personal einen großen Kostenblock.

Ohne Personalkosten liegt der Fixkosten Aufschlag nur bei rund 20%. Ich könnte nun also diesen Aufschlag für meine weitere Kalkulation verwenden und dann für die Gerichte den tatsächlichen Arbeitsaufwand berücksichtigen. Oder ich schließe die Personalkosten direkt mit in den Fixkosten Aufschlag ein. Letzteres spart viel Zeit und ist deutlich einfacher .

Mit der Rezeptrechner Software bilden wir übrigens beide Kalkulationsmethoden ab. Das heißt, du kannst die Fixkosten Aufschläge mit oder ohne Personal berücksichtigen und dann entweder den Arbeitsaufwand weglassen oder mit angeben.

Sind Personalkosten auch Fixkosten?

Grundsätzlich würde ich empfehlen, die Personalkosten immer als Fixkosten zu betrachten. Das hilft dabei, die Kalkulation der Preise und Kosten nicht zu aufwendig zu gestalten. Und insbesondere, wenn du dich noch etwas unwohl mit der Kalkulation fühlst, ist ein einfacher Ansatz oftmals besser.

Der andere Grund, weshalb man Personalkosten als Fixkosten betrachten sollte, ist, weil man meistens Personalkosten auch nicht von heute auf morgen abschalten kann. Und auch wenn du nicht so viel an einem Tag verkaufst, sind die Personalkosten dennoch vorhaben.

In einigen wenigen Fällen kann man bei der Kalkulation von Rezepturen auch den Arbeitsaufwand und einen Stundensatz ansetzen. Das kann dabei helfen, besser zu verstehen, wie aufwendig einzelne Gerichte sind um dies im Preis zu berücksichtigen. Das Problem ist jedoch, dass man damit die Tatsache ignoriert, dass nicht alle Service-Kräfte direkt am Erstellen der Gerichte beteiligt sind. Dann wird es kompliziert weil man eine Mischkalkulation machen muss und sich dabei oft verzettelt.

Wichtig ist vor allem, dass man nicht beides macht. Falsch wäre, die Personalkosten sowohl als Fixkosten anzusetzen und trotzdem zusätzlich noch den Arbeitsaufwand zu berücksichtigen.

Wann macht es Sinn, den Arbeitsaufwand vom Personalkosten zu berücksichtigen?

In wenigen Ausnahmefällen kann es Sinn machen, doch einmal den Ansatz vom Arbeitsaufwand zu nutzen. Und zwar immer dann, wenn du verstehen möchtest, ob sich ein Gericht überhaupt lohnt. Vor allem bei sehr aufwendigen Gerichten kann es sein, dass die Profitabilität nicht hoch ist, weil das Gericht deutlich aufwendiger in der Zubereitung ist und sich gar nicht zu einem deutlich höheren Preis verkauft.

Für so einen Fall kann man mal den Fixkosten Aufschlag durch den Arbeitsaufwand ersetzen. Achte jedoch darauf, dass du den Fixkosten Aufschlag nur reduzierst und nicht komplett rausnimmst. Später zeige ich dir noch, wie du das mit der Rezeptrechner Software gut umsetzen kannst.

Wie berechne ich den Fixkosten Aufschlag in %?

Sobald du deine monatlichen Fixkosten kennst, kannst du im nächsten Schritt den Fixkosten Aufschlag in Prozent berechnen. Hierzu benötigst du nun noch deine variablen Kosten pro Monat. Zu den variablen Kosten zählen Wareneinsatz und Material/ Verpackung. Addiere auch diese Kosten auf und teile die Summe durch die Anzahl der Monate. Am besten nutzt du den gleichen Zeitraum wie bei den Fixkosten.

Wichtig: Du müsstest nun alle Kosten einmal berücksichtigt haben. Fehlen noch Kosten, dann überlege, ob diese zu Fixkosten oder variablen Kosten zählen.

Formel für Fixkosten Aufschlag in %:

Wenn Personalkosten in den Fixkosten enthalten sind, kann ein Fixkostenaufschlag von ~300–500% absolut normal sein. Das wirkt erstmal hoch, spiegelt aber die Realität vieler Gastronomiebetriebe wider: Zutaten sind selten der größte Kostenblock. Mehr dazu findest du auch unter Fixkosten Gastronomie.

Wie nutze ich den Fixkosten Aufschlag für die Kalkulation?

Den Fixkosten Aufschlag kannst du nun für die Preiskalkulation deiner Gerichte einsetzen. Dafür gehst du wie folgt vor:

1. Ermittle nun den Wareneinsatz (pro Gericht) —> Hierbei kann dir die Rezeptrechner Software helfen
2. Berechne den Fixkosten-Aufschlag: Wende auf den Wareneinsatz pro Gericht den Fixkosten Aufschlag an
3. Addiere Wareneinsatz und Fixkosten Aufschlag
4. Addiere dazu noch eine Marge und die Mehrwertsteuer

So ergibt sich ein guter Verkaufspreise für dein Gericht. Vergleiche diesen Verkaufspreis nun mit den typischen Preisen, die dein Mitbewerb verlangt. Liegt das Ganze ganz gut im Rahmen? Wenn dein Preis günstiger ist, kannst du den Preis dennoch etwas höher ansetzen. Vielleicht warst du etwas sparsam bei deinem Margen-Anspruch.

Ist dein kalkulierter Preis hingegen deutlich teurer? Dann sind deine Kosten oder dein Margen-Anspruch ggf. etwas zu hoch – oder du kaufst zu teuer ein. Dann schau dir etwas genauer die Kostend einer Rezepturen an.