Digitalisierung der Gemeinschaftsverpflegung

Die Gemeinschaftsverpflegung, ein entscheidender Bereich in der Catering-Branche, steht vor einer Reihe von Herausforderungen, die von der Einhaltung der Kennzeichnungspflicht bis zur effizienten Produktionsplanung reichen. In einer Welt, in der Effizienz und Genauigkeit entscheidend sind, kann die Digitalisierung eine lebenswichtige Rolle spielen, um diese Herausforderungen zu bewältigen und den Betrieb zu optimieren. In diesem Artikel sehe ich mich einmal generell mit den aktuellen typischen Herausforderungen auseinander im Catering Bereich bzw. in der Gemeinschaftsverpflegung. Ich gehe zudem aber auch auf einige Lösungsansätze ein. Dabei fokussiere ich mich auf Lösungsansätze, die keine riesigen Investitionen in Software erforderlich machen. Mittlerweile gibt es diverse cloudbasierte Lösungen, die auch für wenig Geld ihren Zweck erfüllen.

Mit dem Rezeptrechner Programm kannst du deine Rezepte online verwalten, Rezeptblätter als PDF erstellen (inkl. Mengenrechner) und auch direkt einen Wochenspeiseplan füllen mit eigenen Rezepten und als PDF herunterladen. Die Kennzeichnung der Allergene und Zusatzstoffe erfolgt automatisch konsolidiert in der Fusszeile. 

Herausforderungen in der Gemeinschaftsverpflegung

Abgesehen vom Personalmangel, den man vielleicht in Zukunft durch Digitalisierung auch lösen kann, gibt es einige nahe liegende Bereiche, die mir zuerst einfallen. Die folgenden Themen, die insbesondere Compliance, also das Befolgen von Gesetzen und die Effizienz von Betrieben angehen, betreffen die meisten Betriebe in der Gemeinschaftsverpflegung. Und genau diese Bereiche können im Zuge der Digitalisierung für die Gemeinschaftsverpflegung gut vereinfacht werden.

Kennzeichnungspflicht

Die Kennzeichnungspflicht in der Gemeinschaftsverpflegung ist ein essentieller, aber oft komplexer Aspekt des Lebensmittel- und Catering-Gewerbes. Sie zielt darauf ab, Transparenz und Sicherheit für die Konsumenten zu gewährleisten, insbesondere für diejenigen mit spezifischen diätetischen Anforderungen oder Allergien. Obwohl die Absicht klar und sinnvoll ist, kann ihre Umsetzung für die Betriebe eine erhebliche Herausforderung darstellen.

• Informationsgenauigkeit: Die Gewährleistung der Genauigkeit und Vollständigkeit der Informationen ist ein kritischer Faktor. Die Betriebe müssen sicherstellen, dass alle Zutaten, Allergene und Nährwertinformationen präzise gekennzeichnet sind. Dies erfordert ein tiefes Verständnis der Lebensmittelzusammensetzung und -herkunft.
• Komplexität der Rezepte: In der Gemeinschaftsverpflegung ist es üblich, eine Vielzahl von Gerichten und Menüoptionen anzubieten. Die Diversität und Komplexität der Rezepte können die Kennzeichnung erschweren, insbesondere wenn manuelle Prozesse im Spiel sind.
• Aktualisierung und Verwaltung: Die Dynamik der Menüs und der saisonalen Zutatenverfügbarkeit erfordert ständige Aktualisierungen der Kennzeichnungen. Dies kann insbesondere für kleinere Betriebe, die nicht über dedizierte Ressourcen verfügen, belastend sein.

All diese Themen führen dazu, dass das Erstellen von Speiseplänen mit viel Zeit und damit auch Kostenaufwand verbunden ist. Allergene und Zusatzstoffe müssen aktualisiert werden, wenn sich die Rezepturen verändern. Wer dies im Excel erledigt, wird dafür schnell eine komplette Resource benötigen. Und das in einer Zeit, in der der Personalmangel enorm hoch ist.

Produktionsplanung

Die Produktionsplanung ist ein kritischer Faktor in der Gemeinschaftsverpflegung, der oft über den Erfolg oder Misserfolg eines Catering-Unternehmens entscheiden kann. Dieser Prozess erfordert eine minutiöse Vorbereitung und Umsetzung, um sicherzustellen, dass qualitativ hochwertige Mahlzeiten effizient und konsistent geliefert werden. Hier sind einige der spezifischen Herausforderungen, mit denen Betriebe in diesem Sektor konfrontiert sind.

• Variabilität der Nachfrage: Die Fluktuation der Nachfrage, beeinflusst durch Faktoren wie Saisonalität, spezielle Events oder unvorhersehbare Schwankungen, kann die Produktionsplanung erheblich erschweren. Diese Unsicherheit führt zu Schwierigkeiten bei der Vorhersage des benötigten Volumens und der Zutaten.
• Ressourcenmanagement: Die effiziente Zuweisung von Ressourcen, einschließlich Personal, Ausrüstung und Zutaten, ist eine ständige Herausforderung. Eine Fehlallokation kann zu Engpässen, Verschwendung und erhöhten Kosten führen.
• Qualitätskontrolle: Die Aufrechterhaltung einer konsistenten Qualität bei sich ändernden Produktionsmengen ist nicht trivial. Dies erfordert eine ständige Überwachung und Anpassung der Prozesse, um die Standards zu erfüllen und zu übertreffen.
• Lieferkettenmanagement: Die Verwaltung der Lieferkette, von der Bestellung bis zur Lagerung der Zutaten, ist komplex. Verzögerungen oder Probleme in der Lieferkette können den gesamten Produktionsprozess beeinträchtigen.
• Einhalten von Vorschriften: Die Gemeinschaftsverpflegung muss einer Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften und Standards entsprechen. Dies betrifft nicht nur die Lebensmittelsicherheit, sondern auch die Kennzeichnung, Allergenmanagement und mehr.

Auch hierfür gibt es Software Lösungen zur Digitalisierung der Gemeinschaftsverpflegung. Grundsätzlich empfehle ich immer, erst einmal nach kleinen alleinstehenden Software Lösungen Ausschau zu halten. Diese sind meist deutlich günstiger als die großen kompakten Alleskönner.

Digitalisierung von Kochrezepten

Das Fehlen digitalisierter Kochrezepte erschwert die Konsistenz und Qualität der bereitgestellten Mahlzeiten. Zettel und manuelle Dokumente sind schwer zu verwalten und zu aktualisieren, was die Effizienz und Produktivität beeinträchtigt. Mit den Herausforderungen und Lösungsansätzen im Bezug auf die Kochrezept Verwaltung habe ich mich umfassend im den letzten Artikel auseinandergesetzt (siehe auch Rezeptbuch erstellen).

Lösungen durch Digitalisierung

Speisepläne direkt online aus digitalem Rezeptbuch erstellen. So einfach geht’s mit dem Rezeptrechner.

Auch Rezeptblatt Vorlagen als PDF können jederzeit für gespeicherte Kochrezepte erstellt werden mit dem Rezeptrechner. 

Du hast Bedenken bezüglich Digitalisierung in der Gemeinschaftsverpflegung?

Die Entscheidung zur Digitalisierung von Betrieben in der Gemeinschaftsverpflegung kann von einer Reihe von Bedenken und Unsicherheiten begleitet sein. Obwohl die Vorteile der Digitalisierung bekannt sind, sind hier einige häufige Bedenken, die Gastronomen möglicherweise berücksichtigen, und die entsprechenden Gegenargumente.

• Kostenintensität: Die Anschaffungskosten für neue Technologien und Software können für kleinere Betriebe abschreckend sein. Investitionen in Hardware, Software und Schulungen können erheblich sein, und Betriebe können zögern, ohne klare Rentabilitätsaussichten. Durch Digitalisierung können jedoch erhebliche Einsparungen und Effizienzsteigerungen erzielt werden. Die initialen Investitionen können oft schnell amortisiert werden durch reduzierte Arbeitszeiten, geringere Fehlerquoten und verbesserte Kundenzufriedenheit.
• Mitarbeiterschulung: Die Notwendigkeit, Mitarbeiter für neue digitale Systeme zu schulen, kann die Mitarbeiter von anderen Aufgaben abhalten. Der Übergang zu digitalen Systemen erfordert oft zusätzliche Schulungen, und es kann Bedenken hinsichtlich der Bereitschaft und Fähigkeit des Personals geben, sich anzupassen. Moderne digitale Systeme sind jedoch häufig benutzerfreundlich und intuitiv. Die Schulung der Mitarbeiter kann nicht nur die Effizienz, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung erhöhen, da sie neue Fähigkeiten erwerben.
• Datensicherheit: Mit der Digitalisierung verbunden sind oft Fragen zur Sicherheit und zum Datenschutz, insbesondere wenn es um Kunden- und Geschäftsdaten geht. Hier empfiehlt es sich die AGBs zu lesen und im Zweifelsfall noch einmal beim Software Anbieter nachzufragen, was genau mit den Daten geschieht. Professionelle digitale Systeme sind jedoch mit fortschrittlichen Sicherheitsprotokollen ausgestattet. Mit regelmäßigen Updates und Sicherheitsüberprüfungen können Daten oft sicherer aufbewahrt werden als in physischen Formaten.
• Systemausfälle: Die Abhängigkeit von digitalen Systemen kann bei Ausfällen oder technischen Problemen zu Betriebsunterbrechungen führen. Mit soliden Backup-Systemen und Notfallplänen können Ausfallzeiten minimiert und die Betriebskontinuität sichergestellt werden. Digitalisierung ermöglicht auch eine schnellere Fehlerbehebung und Wiederherstellung.

Vorteile der Digitalisierung

Wer sich aktiv für die Digitalisierung in der Gemeinschaftsverpflegung entscheidet, wird schnell feststellen, dass die Bedenken unbegründet sind. Statt sich zu viele Sorgen zu machen, sollte man sich auf die positiven Aspekte der Digitalisierung fokussieren. Einige Beispiele liste ich hier einmal auf:

• Zeitersparnis: Die Zeitersparnis ist einer der offensichtlichsten Vorteile der Digitalisierung. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Kennzeichnung und der Produktionsplanung kann das Personal sich auf die Zubereitung und Qualität der Mahlzeiten konzentrieren. Dies führt zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit und ermöglicht dem Unternehmen, mehr Kunden effizient zu bedienen.
• Kostenreduktion: Die Digitalisierung trägt auch zur Kostensenkung bei. Durch präzise Planung und automatisierte Prozesse wird die Verschwendung von Ressourcen reduziert. Zudem ermöglichen digitale Tools eine genauere Budgetierung und Kontrolle der Ausgaben.
• Qualität und Konsistenz: Die Qualität und Konsistenz der Mahlzeiten wird durch digitale Rezepte und automatisierte Prozesse erheblich verbessert. Dies erhöht nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern stärkt auch das Markenimage des Catering-Unternehmens.
• Compliance und Sicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Sicherheitsstandards wird durch Digitalisierung erleichtert. Automatisierte Systeme sorgen für Genauigkeit, Rückverfolgbarkeit und Transparenz, die essentiell sind, um die Anforderungen der Lebensmittelsicherheit und -qualität zu erfüllen.

Fazit

Für Catering-Unternehmen in der Gemeinschaftsverpflegung ist die Digitalisierung kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den sich ständig ändernden Anforderungen und Erwartungen gerecht zu werden. Durch den schrittweisen Übergang zu digitalen Systemen können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, Kosten reduzieren und die Qualität ihrer Dienstleistungen steigern.

Die Anpassung an die digitale Revolution erfordert eine sorgfältige Planung und Implementierung. Doch die Vorteile, die sich aus der Automatisierung, Effizienzsteigerung und verbesserten Compliance ergeben, sind beträchtlich und positionieren Catering-Unternehmen, die den Sprung wagen, für langfristigen Erfolg und Wachstum in der dynamischen Welt der Gemeinschaftsverpflegung.