Fixkosten in der Gastronomie – So gehst du richtig mit ihnen um

Wer in der Gastronomie arbeitet, weiß: Die Preiskalkulation ist keine einfache Aufgabe. Es geht nicht nur darum, den Wareneinsatz zu berechnen oder den Verkaufspreis an den Markt anzupassen. Besonders die Fixkosten – und allen voran die Personalkosten – sorgen regelmäßig für Kopfzerbrechen.

Das Problem: Diese Kosten sind oft schwer exakt einem einzelnen Gericht oder Produkt zuzuordnen. Und gerade weil sie einen großen Teil der Gesamtkosten ausmachen, ist der richtige Umgang mit ihnen entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg eines Betriebs.

Kalkulationsprogramm Rezeptrechner

Mit der Rezeptrechner Software helfen wir Gastronomie Betrieben, Zeit zu sparen bei der Kalkulation und Rezeptverwaltung. Man gibt dazu die Rezepte (Zutaten und Mengen) für die Gerichte ein. Man kann jederzeit Mengen umrechnen und einen Wochenplan erstellen. Für die Kalkulation vom Wareneinsatz können Rohstoffpreise hochgeladen werden (auch per Excel Import). Für die Kalkulation der Fixkosten können die verschiedenen Ansätze genutzt werden, die wir im folgenden vorstellen.

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Die Rezeptrechner Software ist webbasiert. Man kann also von überall und jederzeit darauf online zugreifen. Um die Vollversion zu nutzen, braucht man einen Rezeptrechner PRO Business  Zugang. Diesen kann man direkt online buchen. Natürlich kann man die Kalkulation im Vorwege auch so schon ausprobieren. Dazu muss man sich einmal kostenlos registrieren. Im Anschluss bekommt man eine kleine Anleitung per E-Mail mit dem Link zur Testversion sowie eine entsprechende Video Anleitung.

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Kalkulationssoftware Gastronomie - Fixkosten und Wareneinsatz

Verschiedene Ansätze zum Umgang mit Fixkosten in der Kalkulation

In der Praxis haben sich drei Hauptansätze entwickelt, um Fixkosten – insbesondere Personalkosten – in die Kalkulation einzubeziehen. Jeder hat Vor- und Nachteile, und jeder passt besser oder schlechter zu bestimmten Betriebsarten.

1. Fixe Zuteilung

So funktioniert es:
Alle Fixkosten (z. B. gesamte Personalkosten, Miete, Versicherung) werden gleichmäßig auf alle Produkte oder Gerichte verteilt über einen Fixkosten Aufschlag. So trägt jedes Gericht einen festen Anteil an den Fixkosten.

Vorteile:

  • Einfach anzuwenden

  • Alle Kosten sind im Preis enthalten

  • Gut geeignet, wenn der Arbeitsaufwand pro Gericht ähnlich ist

Nachteile:

  • Aufwendige Gerichte wirken oft zu günstig

  • Einfache Gerichte wirken zu teuer

  • Kein Anreiz, Arbeitszeit effizienter zu gestalten

Typische Anwendung:

  • Restaurant mit ähnlich hohem Aufwand pro Gericht

  • Café mit überschaubarer Produktvielfalt

  • Catering bei einheitlichem Menü ohne große Unterschiede im Aufwand (siehe auch Catering Kosten und Preise Rechner)

 

Fixkosten Kalkulationsmethoden Gastro

2. Variable Zuteilung

So funktioniert es:
Die Personalkosten werden je Gericht nach dem tatsächlichen Arbeitsaufwand berechnet.
Beispiel: Ein Gericht benötigt 15 Minuten Küchenarbeit, Stundenlohn 18 €, also Personalkosten = 4,50 €.

Vorteile:

  • Sehr genaue Kalkulation

  • Zeigt klar, welche Gerichte besonders arbeitsintensiv sind

  • Gut geeignet, um Preise differenziert zu gestalten

Nachteile:

  • Erfassung des genauen Arbeitsaufwands ist zeitaufwendig

  • Schwierig in Betrieben mit vielen wechselnden Gerichten

  • Gefahr, dass Preise für aufwendige Gerichte sehr hoch werden

Typische Anwendung:

  • Torten-Manufaktur oder Patisserie, wo Arbeitszeit stark variiert

  • Feinkostproduktion mit aufwendigen Einzelprodukten

  • Weniger geeignet für Restaurants mit breiter Karte

Personalkosten nach Arbeitsaufwand

3. Deckungsbeitragskalkulation

So funktioniert es:
Hier werden zunächst nur die variablen Kosten berücksichtigt – also Kosten, die direkt pro Gericht anfallen und sich mit der Menge verändern:

  • Zutaten (Wareneinsatz)

  • Verpackung

  • Direkt zurechenbare Materialkosten
    Der Verkaufspreis wird so festgelegt, dass pro Gericht ein Mindest-Deckungsbeitrag übrig bleibt, um die Fixkosten und den Gewinn zu decken.

Vorteile:

  • Preise lassen sich flexibel am Markt orientieren

  • Einfacher Vergleich mit Wettbewerbern möglich

  • Gut für Betriebe, die sich nicht „aus dem Markt kalkulieren“ wollen

Nachteile:

  • Fixkosten müssen separat ermittelt werden

  • Mindest-Deckungsbeitrag muss bekannt und aktuell sein

Typische Anwendung:

  • Restaurant in wettbewerbsintensiver Lage

  • Café mit Preisdruck durch Konkurrenz

  • Betriebe mit saisonalen Schwankungen, die Preise flexibel anpassen wollen

Deckungsbeitragskalkulation Gastronomie

Welche Fixkosten fallen in der Gastronomie an?

Unter Fixkosten versteht man alle Kosten, die unabhängig von der produzierten oder verkauften Menge anfallen. Egal ob du viele oder wenige Gäste hast – diese Kosten laufen weiter. Typische Fixkosten in der Gastronomie sind:

Personalkosten (feste Gehälter)
  • Festangestellte Köche, Servicekräfte, Verwaltungsmitarbeiter
  • In vielen Betrieben machen Personalkosten 30–50 % der Gesamtkosten aus
  • Beispiel: Bei einem Jahresumsatz von 500.000 € liegen Personalkosten oft zwischen 150.000 und 250.000 €
Miete & Pacht
  • Innenstadtlagen: oft 3.000–10.000 € pro Monat
  • Ländliche Standorte: teils deutlich geringer (1.000–3.000 € pro Monat)
  • Typisch: 5–15 % vom Umsatz
Versicherungen & Abgaben
  • Betriebshaftpflicht, Gebäudeversicherung, GEMA-Gebühren usw.
  • Häufig im Bereich von 2.000–6.000 € pro Jahr, je nach Betriebsgröße
Energie- und Nebenkosten (Grundlast)
  • Strom, Gas, Wasser – unabhängig von der Auslastung fällt ein Grundverbrauch an
  • Beispielwerte: 1.000–3.000 € pro Monat bei mittlerem Betrieb
  • Anteil am Umsatz: meist 3–8 %
Verwaltung & Marketing
  • Kassensystem, Buchhaltung, Website, Social-Media-Marketing
  • Oft zwischen 500–1.500 € pro Monat
  • Anteil am Umsatz: 1–3 %

Das besondere Problem: Personalkosten als „sprunghafte“ Fixkosten

Personalkosten gehören zu den Fixkosten – aber nur bis zu einem gewissen Punkt. Sie sind sprunghaft:

  • Beschäftigst du dein Team fest in Vollzeit, steigen die Personalkosten nicht automatisch, wenn du ein paar Gäste mehr hast.

  • Bei deutlich höherem Umsatz oder Zusatzgeschäft (z. B. Catering-Aufträge) kann es aber sein, dass du zusätzliches Personal brauchst – und dann springen die Kosten plötzlich nach oben.

Genau dieser Effekt macht die Kalkulation so knifflig: Die Zuordnung der Personalkosten zu einzelnen Gerichten ist oft ungenau, gleichzeitig wirken sich Fehler hier stark auf die Preisgestaltung aus.

Welcher Ansatz passt zu welchem Betrieb?

Betriebsart Empfohlene Methode Begründung
Restaurant Deckungsbeitrag Aufwand pro Gericht meist ähnlich, Preisanpassung an Markt wichtig
Café Deckungsbeitrag Kalkulation einfach halten, Marktpreise im Blick
Torten-Manufaktur Variable Zuteilung Hohe Unterschiede im Arbeitsaufwand pro Produkt
Catering Kombination aus fixer und variabler Planbare Grundkosten + Aufwand je Auftrag

 

So hilft dir die Rezeptrechner-Software bei der Kalkulation

Egal, ob du mit fixer Zuteilung, variabler Zuteilung oder Deckungsbeitrag arbeiten möchtest – mit der Rezeptrechner-Software kannst du alle drei Ansätze abbilden.

Beispielhafter Ablauf in der Software:

  1. Rezepte eingeben: Zutaten und Mengen pro Rezept eintragen (schnell per Importfunktion)
  2. Einkaufspreise hochladen: Rohstoff-Preisliste als Excel importieren
  3. Wareneinsatz automatisch berechnen lassen: Software errechnet die Kosten pro Rezept
  4. Personalkosten ergänzen: Fix oder variabel je nach Methode hinzufügen
  5. Deckungsbeitragskalkulation nutzen: Verkaufspreis eingeben und sofort sehen, wie sich der DB verändert

Tipp aus der Praxis:
Auch wenn du mit einer fixen Zuteilung arbeitest, kann es sinnvoll sein, zusätzlich regelmäßig den Deckungsbeitrag zu prüfen. So stellst du sicher, dass du deine Fixkosten auch wirklich deckst und nicht unbemerkt ins Minus rutschst.

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Fazit

Fixkosten – und besonders Personalkosten – gehören zu den größten Herausforderungen in der Preiskalkulation für Gastronomiebetriebe.
Die Wahl der richtigen Methode hängt stark von deiner Betriebsart, deiner Produktpalette und deiner Zielgruppe ab.

  • Fixe Zuteilung ist einfach und übersichtlich – gut für Betriebe mit ähnlichem Aufwand pro Gericht.

  • Variable Zuteilung ist genau – lohnt sich aber vor allem bei stark unterschiedlichem Arbeitsaufwand.

  • Deckungsbeitragskalkulation ist flexibel – perfekt, um Preise marktgerecht anzupassen und trotzdem wirtschaftlich zu arbeiten.

Mit der Rezeptrechner-Software kannst du alle drei Methoden umsetzen und so deine Kalkulation praxisnah gestalten – egal, wie du deine Fixkosten verteilst.

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