Schritt für Schritt Anleitung: Kalkulation Pizza
Wer ein Restaurant betreibt, ist mit Sicherheit schon einmal über die Frage gestolpert, wie man eigentlich den Wareneinsatz für das Restaurant berechnen kann oder sollte. Größere Betriebsgastronomie arbeitet hier häufig mit einem Warenwirtschaftssystem. Aber die meisten Warenwirtschaftssysteme bieten kein sonderlich gutes Rezeptmodul an um die Rezeptverwaltung und Kalkulation von Gerichten ordentlich abzubilden. Wer nur eine kleine Pizzeria oder ein kleines Restaurant betreibt, braucht einfachere Möglichkeiten zur Preiskalkulation vom Essen. In diesem Artikel erläutere ich einmal Schritt für Schritt, wie man den Wareneinsatz für eine Pizza in der Gastronomie berechnen kann und was es dabei zu beachten gilt.
So berechnest du den Wareneinsatz für Pizza mit dem Rezeptrechner
Schritt 1: Beim Rezeptrechner registrieren
Zunächst einmal kannst du dich beim Rezeptrechner registrieren (nur E-Mail und Passwort erforderlich). Nachdem du dich dort registriert hast, kannst du die kostenlose DEMO-Version ausprobieren und hier das erste Rezept eingeben.
Schritt 2: Rezept eingeben & speichern
Gib ein Rezept (also die Zutaten und die Mengen) ein. Ich gebe in der DEMO in diesem Beispiel einen einfachen Pizzateig ein. Sofern der Pizzateig zunächst gebacken und später belegt wird, könnte man einen kleinen Reduktionssfaktor hinterlegen. Das kann aber auch später passieren. Wenn du unsicher bist, belass den Reduktionsfaktor für den Moment bei 1 und ändere diesen später. Außerdem kannst du direkt angeben, wieviele Portionen du aus diesem Gericht herausbekommst. Der Teig ist nur für 1 Portion vorgesehen. Für das Beispiel Pizza belassen wir es also dabei.
Für die Eingabe vom Pizzateig nutzen wir die Standard-Zutaten. Mit der Vollversion bekommst du Zugang zu einer deutlich größeren Rohstoffdatenbank vom Bundeslebensmittelschlüssel. Außerdem kann du auch eigene Artikel mit eigenen Zutaten vom Lieferanten angeben. Das ist besonders praktisch, wenn du mit Vorprodukten arbeitest und den Pizzateig beispielsweise von einem Lieferanten einkaufst.
In dem Beispiel erläutere ich nun erst einmal den Fall Pizzateig als Eigenproduktion.
Schritt 3: Wareneinsatz Pizzateig
Nachdem du dein Rezept eingegeben und gepspeichert hast, kannst du die Rezeptdatenbank öffnen und die Preiskalkulation wählen.
Hier kannst du nun die Preise pro 100g für die Zutaten eingeben. Es gibt dabei verschiedene Auswahlmöglichkeiten für die Einheit, in der der Preis definiert ist. Nachdem du die Preise eingepflegt hast, kannst du auch schon den Wareneinsatz für deinen Pizzateig ablesen pro 100g, pro Portion und pro Rezept.
Du könntest hier auch schon den vollständigen Verkaufspreis ermitteln inklusive Arbeitsaufwand, Verpackungsmaterial und Fixkosten. Aber unsere Pizza ist jetzt ja noch nicht fertig.
Wie du den Pizzateig in eine Komponente umwandelst um diesen Pizzateig dann für verschiedene Pizzen einzusetzen und den Wareneinsatz und Verkaufspreis der Pizzen zu kalkulieren, zeige ich dir im nächsten Schritt.
Schritt 4: Rezeptrechner PRO Business buchen
Um die Rohstoffpreise zentral zu speichern und den Wareneinsatz für viele Rezepte für dein Restaurant zu berechnen, benötigst du die Vollversion. Du kannst den Zugang zum Rezeptrechner PRO Business direkt online buchen. Für die Kalkulation einzelner Rezepte in einem Restaurant ist das Paket M ein guter Einstieg. Möchtest du jedoch auch den Wareneinsatz für Menüs oder Wochen oder Monate für dein Restaurant in Summe kalkulieren, dann empfiehlt es sich Paket L abzuschließen.
Schritt 5: Pizzateig in Komponente umwandeln
Mt dem Rezeptrechner PRO Business kannst du den Pizzateig im nächsten Schritt in eine Komponente umwandeln und in verschiedenen Pizzen einsetzen. Das hat den Vorteil, dass du die Zusammensetzung vom Preis später nur einmal aktualisieren musst.
Setze den Schalter auf dynamisch. Damit stellst du sicher, dass auch die Nährwerte und Allergene aktualisiert werden, wenn sich die Zusammensetzung vom Pizzateig später verändert.
Für die Kalkulation vom Wareneinsatz und den Verkaufspreisen deiner Pizzen werden dann automatisch auch Rohstoffpreisanpassungen von Rohstoffen im Teig berücksichtigt. Auch die Preisanpassungen musst du also nur einmal zentral vornehmen.
Schritt 6: Wareneinsatz Beispiel Salami Pizza
Nun legen wir das Rezept für die Salami Pizza an und können hier den Pizzateig als eine Zutat auswählen. In diesem Beispiel habe ich im Vorwege auch eine Rezeptur für Pizzasauce anleget und diese in eine Zutat umgewandelt. So kann ich die Basis-Komponenten un für die verschiedenen Pizzen einsetzen.
In dem Rezept hinterlege ich außerdem den Belag der Pizza.
Schritt 7: Rohstoffpreise eingeben
Öffne die Preiskalkulation für die Salami Pizza. Hast du im Vorwege schon Rohstoffpreise für Zutaten hinterlegt für Zutaten aus diesem Rezept (oder den Komponenten), so werden diese hier auch übernommen. Den Preis muss man also nur einmal pflegen. Ergänze Rohstoffpreise die fehlen. In dieser Übersicht siehst du nur die Rohstoffpreise der Salami Pizza Zutaten . Im nächsten Schritt zeige ich dir, wie du zentral auf die Preise zugreifen kannst für alle Rezepte.
Um deine Rohstoffpreise einzugeben, kannst du entweder die manuelle Zutatenverwaltung nutzen und die Preise händisch einpflegen. Oder du nutzt unsere Excel Vorlage. Für die Excel Vorlage empfiehlt es sich, zunächst die Rezepte einzupflegen. Die Excel Vorlage enthält dann immer alle Zutaten, die in deinen Rezepten bisher zum Einsatz gekommen sind. Du kannst die Preise in der Excel Vorlage ergänzen und die Rohstoffliste im Anschluss wieder hochladen.
Preise können sowohl für Zutaten aus der Rohstoffdatenbank aus dem Rezeptrechner ergänzt werden. Du kannst aber auch komplette eigene Zutaten mit eigenen Nährwerten und Preisen eingeben.
Schritt 8: Verkaufspreis berechnen
Du kannst schon den Wareneinsatz für eine Pizza ablesen pro Portion (also pro Pizza) und pro Rezept. Du könntest die Pizza jetzt übrigens auch in Portionen teilen, wenn du z.B. 4 oder 8 Stück Pizza als einzelne Stück verkaufst.
Außerdem kannst du nun auch den vollständigen Verkaufspreis ermitteln. Dazu gibst du nun noch Verpackungsmaterial, Arbeitsaufwand und Fixkosten ein. Ich würde die grundsätzlich empfehlen, den Arbeitsaufwand als Fixkosten Aufschlag zu berücksichtigen und nicht als Arbeitsaufwand zu speichern. Wie genau du die Fixkosten für ein Restaurant berechnest, erkläre ich in einem anderen Artikel.
Wareneinsatz für Menüs oder Wochenplan berechnen & Einkaufsliste erstellen
Möchtest du nun den Wareneinsatz für mehrere Rezepte oder ein Menü oder eine ganze Woche erstellen, dann nutze stattdessen unsere Einkaufslisten-Funktion. Die Preiskalkulation, die wir uns soeben angeschaut haben, eignet sich für einzelne Rezepte gut. Es gibt jedoch auch immer wieder Moment, in denen man für ein Restaurant oder einen gastronomischen Betrieb den Wareneinsatz für verschiedene Rezepte berechnen muss. Einige typische Fälle können sein:
- Menü Kalkulation: Man bietet ein Menü für einen besonderen Anlass (z.B. Silvestermenü) und muss hierfür einen Preis kalkulieren
- Auftragskalkulation: Man kalkuliert einen Catering Auftrag und benötigt hierfür den Wareneinsatz
- Wochenplan: Man plant eine Woche oder für ein paar Tage die benötigten Rezeptmengen und möchte im Anschluss überprüfen, wie der Umsatz sich zum Wareneinsatz verhält (typisches Controlling)
Für solche Fälle eignet sich unsere Einkaufslisten-Funktion vom Rezeptrechner. Damit kann man die Rohstoffmengen und den Wareneinsatz für viele Rezepte mit unterschiedlichen Produktionsmengen planen.
Einkaufsliste öffnen
Zur Einkaufslisten Funktion gelangst du über das Menü. Wähle den Punkt links unten „Einkaufsliste“. Es öffnet sich ein neues Tab. Auf der linken Seite siehst du all deine Rezepte. Wähle nun verschiedene Rezepte aus und gib eine Menge ein. Die Menge definierst du durch die Anzahl und die Menge pro Portion (z.B. 25 x 250g) oder eine Produktionsmenge (z.B. 1 x 10.000g). Auf der rechten Seite wird automatisch die Einkaufsliste erstellt. Das heißt, die Mengen pro Zutat. Über den hinterlegten Preis wird der Wareneinsatz in Euro berechnet. Diese Einkaufsliste kannst du nun auch als Excel Datei herunterladen.
Gibst du hier all deine Rezepte pro Woche ein und lädst die Excel-Datei herunter, so ist dies ein sehr gutes Controlling Element. Du kannst dann später für diesen Zeitraum den Umsatz zuordnen um ungefähr abzuschätzen, wieviel Rohmarge übrig geblieben ist. Daraus lässt sich dann für einen Monat nach Abzug der Fixkosten pro Monat auch ein Gewinn ermitteln.
Wie man die monatlichen Fixkosten für ein Restaurant berechnen kann, erläutern wir übrigens in einem anderen Beitrag.
Kennst du auch deinen Nettoumsatz, so kannst du auch direkt die Wareneinsatzquote berechnen (siehe auch Wareneinsatzquote Gastronomie).
Warum ist das Berechnen vom Wareneinsatz für ein Restaurant mit Excel nicht empfehlenswert?
Viele Restaurants haben hierfür in der Vergangenheit mit Excel gearbeitet. Häufig stellt man dann jedoch fest, dass Excel schnell an seine Grenzen kommt. Das liegt insbesondere daran, dass die Rezepte oftmals nicht so eindimensional sind wie es im ersten Schritt wirkt. Viele Rezepte bestehen aus Komponenten, die wiederum eigene Rezepturen sind.
Denken wir beispielsweise an eine Pizza. Die Pizza besteht aus einem Teig, der oft noch selbst hergestellt wird. Die Pizza Sauce hat eine ganz eigene Rezeptur. Und der Belag variiert je nach Pizza. Ändert sich nun der Preis von einem Rohstoff wie z.B. dem Mehl, so muss sich dieser Preis automatisch auch im Teig und den Pizzen automatisieren. Nur so behält man den Wareneinsatz im Blick und weiß, wann eine Anpassung der Preise erforderlich wird. Besonders schwierig wird das, wenn sich Rohstoffpreise sehr häufig ändern oder Rezepturen angepasst werden.
Wer dann wiederum den Wareneinsatz für ein Menü im Restaurant berechnen muss, braucht wiederum die Rezepturen kombiniert in einem Menü. Hier muss man den Wareneinsatz also pro Rezeptur im Menü berechnen. Es kommt also noch eine neue Ebene hinzu.
Ein anderes Problem beim Umgang mit Excel ist die Zuverlässigkeit beim Onboarding neuer Mitarbeiter. Nutzt ein neuer Mitarbeiter das Tool und weiß nicht, wie genau das Excel mit bestimmten Feldern umgeht, so werden schnell Formeln zerschossen oder Felder überschrieben, die eigentlich für die Kalkulation vorgesehen sind.
Zu guter letzt ist das Versions-Management oft eine Herausforderung. Nutzen alle Mitarbeiter die gleiche Excel Vorlage, so muss sichergestellt werden, dass klar ist, wer was macht, damit keine Konflikte entstehen.
Allergenkennzeichnung für ein Restaurant
Neben der Kalkulation spielt für ein Restaurant die Kennzeichnung häufig eine mindestens genau so große Rolle. Restaurant verkaufen meist Gerichte unverpackt und sind somit nicht zur Nährwertkennzeichnung verpflichtet (siehe auch tNährwerttabelle Pflicht Restauran). Dennoch müssen auch Restaurants gemäß Lebensmittelinformationsverordnung (kurz LMIV) Allergene ausweisen können. Das kann schriftlich, mündlich oder elektronisch erfolgen. Viele Restaurants lösen dies, indem Sie eine Allergenliste erstellen für all Ihre Gerichte. Auf Nachfragen vom Kunden informieren die Mitarbeiter oder man deklariert die Allergene direkt in der Speisekarte. Ein paar hilfreiche Artikel zur Kennzeichnung für Restaurants findest du hier, denn die Rezeptrechner Software hilft nicht nur bei der Rezeptverwaltung und Kalkulation, sondern auch bei der Kennzeichnung.
Was braucht man um den Wareneinsatz für eine Pizza zu berechnen?
Um den Wareneinsatz für eine Pizza zu berechnen, braucht es folgendes:
(1) Rezepturen (Zutaten und Mengen)
Entscheidend für die Berechnung vom Wareneinsatz sind die Rezepturen, also die Zutaten und die Mengen. Die Rezeptur gibt vor, welche Zutaten in welchen Mengen verarbeitet werden und wieviele Portionen aus der jeweiligen Produktionsmenge entstehen. Wenn du auch den Pizzateig selbst herstellst, dann solltest du auch hierfür die Zutaten und Mengen kennen.
(2) Preise für die Zutaten (Rohstoffpreise)
Für die einzelnen Zutaten kann man Preise zentral definieren, die dann für die Zutat immer angewendet werden. Zu beachten ist dabei, dass Preise und Rezeptmengen oftmals in verschiedenen Einheiten vorliegen (Stück, 100g, kg). Die verschiedenen Einheiten müssen also normalisiert werden um damit zu arbeiten.
(3) optional: Reduktionsfaktor (Flüssigkeitsverlust)
Der Reduktionsfaktor kommt immer dann zum Tragen, wenn du etwas pro 100g oder nach Gewicht verkaufst. Verkaufst du eine Pizza nach Stück, dann ist der Reduktionsfaktor nicht ganz so entscheidend. Bei anderen Gerichten solltest du grob auch den Reduktionsfaktor berücksichtigen. Damit bildet du ab, wieviel Flüssigkeit beim Kochen oder backen verloren geht. Bei dder Kalkulation von Gerichten ist das wichtig, weil die KOsten pro 100g vom zubereiteten Gericht dann steigen. Auch die Nährstoffdichte steigt durch die Reduktion.
Mit der Rezeptrechner Software kann an den Wareneinsatz für das Essen im Restaurant schnell und einfach berechnen. Man gibt hierfür zunächst die Rezepte (also die Zutaten und die Mengen) ein. Im Folgenden erläutere ich das einmal anhand von einem Beispiel. Einige Aspekte der Software kann man kostenlos ausprobieren, indem man sich hier registriert.