In der Welt der Gastronomie, stehen Betreiber und Küchenchefs täglich vor großen Herausforderungen. Nicht nur Personalfluktuation sondern auch steigende Rohstoffkosten führen zu einem enormen Wettbewerbsdruck. Für viele führt dies bereits heute zu einem ständigen Gefühl der Unsicherheit und Zweifeln, wie lange man das noch durchstehen kann. Eine schnelle, einfache Lösung für die diversen und vielschichtigen Probleme unser heutigen Zeit gibt’s wohl nicht. Überleben werden letztlich die Betriebe, die sich stabil aufstellen und auf einen gesunden Betrieb achten. Um das Geschäft nachhaltig und profitabel zu betreiben, ist es wichtiger als je zuvor, die Kosten und Preise im Blick zu haben. Insbesondere bei Gastronomie Betrieben, die nicht nur veredeln, sondern viele Gerichte von Grund auf selbst kosten, ist das eine komplexe Angelegenheit. Hier kann eine Software zur Kalkulation in der Gastronomie helfen. Ich erläutere dir Schritt-für-Schritt, wie du den Wareneinsatz sowie die Verkaufspreise kalkulieren kannst (siehe auch Kilopreis berechnen).
Aber Kalkulation bedeutet natürlich mehr als nur Kosten und Preise. Somit gehe ich auch auf die Mengenkalkulation ein und erläutere, wie du Menü Mengen für die Gastronomie kalkulieren und dafür auch die Allergenkennzeichnung durchführen kannst.
Gastronomie Kalkulation | Rezeptrechner Software
Mit der Rezeptrechner Software helfen wir Gastronomie und Küchenchefs Zeit und Kosten zu sparen bei der Preiskalkulation und Kennzeichnung ihrer Gerichte und Mahlzeiten. Es handelt sich dabei um eine webbasierte Software, auf die die Nutzer von überall zugreifen können. In diesem Artikel möchte ich sowohl auf die Theorie zur Kalkulation in der Gastronomie etwas genauer eingehen. Gleichzeitig erläutere ich, wie man die Rezeptrechner Software als praktische Lösung zur Preiskalkulation in der Gastronomie einsetzen kann (siehe auch Kalkulation in der Gastronomie – Rechner).
Mit der Rezeptrechner Software kann man die Kalkulation der Rezepte für die Gastronomie durchführen. Dabei wird nicht nur der Wareneinsatz ermittelt, man kann auch vollständige Verkaufspreise kalkulieren. Mehr dazu auch unter Kalkulationssoftware Gastronomie.
Kalkulation Gastronomie – Schritt-für-Schritt Anleitung
In der Kalkulation Gastronomie unterscheiden wir zunächst einmal die Berechnung verschiedener Kostenelemente wie z.B. Wareneinsatz, Arbeitsaufwand, Fixkosten und natürlich die Verkaufspreise. Im Folgenden erläutere ich, wie du diese Aspekte schnell und einfach für einzelne Rezepte berechnen kannst. Keine Sorge – mit der Rezeptrechner Software ist die Kalkulation Gastronomie wirklich einfach umzusetzen.
Schritt 1: Rezepteingabe
Für die Kalkulation des Wareneinsatzes müssen zunächst Rezepte in die Software eingepflegt werden. Dafür brauchst du lediglich die Zutaten und Mengen für ein Basisrezept (zum Beispiel für 4 Portionen) eingeben. Die Mengen kannst du später flexibel umrechnen.
Allergene & Nährwerte automatisch erfasst
Die Rezepteingabe erfolgt über eine benutzerfreundliche Eingabemaske, bei der du Zutaten einfach aus unserer Zutaten-Datenbank auswählen kannst. Unsere Datenbank sorgt dafür, dass automatisch Nährwerte und Allergene erfasst und bei Bedarf ausgewiesen werden. Sollte eine Zutat fehlen, kannst du jederzeit eigene Zutaten inklusive Nährwerte ergänzen.
Importfunktion für schnelle Eingabe
Mit der Import-Funktion kannst du zudem ganze Zutatenlisten per Copy & Paste einfügen. Die Software ordnet Zutaten automatisch zu, du kontrollierst die Zuordnung, gibst deinem Rezept einen Namen und speicherst es.
Für die Kalkulation werden zunächst die Rezepte (Zutaten und Mengen in die Software eingeben).
Rezeptkomponenten –> Rezept in Zutat umwandeln
Verwendest du Rezeptkomponenten (wie zum Beispiel Bolognese Sauce) für verschiedene Mahlzeiten, dann kannst du dies als Grundrezept anlegen und in eine Zutat umwandeln. Die Zutat „Bolognese Grundrezept“ taucht dann als Zutat in der Suche über die Datenbank für dein Konto mit auf und kann genutzt werden. Die Kalkulation der Mengen und die Kosten werden automatisch auch hierfür übernommen.
Die vollständige 10-min Video Anleitung zur Rezepteingabe findest du über diesen Link zur vollständigen Rezepteingabe Anleitung.
Schritt 2: Rohstoffpreise eingeben oder aktualisieren
Zur Kalkulation des Wareneinsatzes ergänzt du die Rohstoffpreise.
Wechsle dazu in deine eigene Zutatenliste und lade dir hier deine Rohstoffliste als Excel herunter. Ergänze die Netto-Preise pro 100g oder 100g und lade die Datei wieder hoch. Die Preise kannst du jederzeit zentral aktualisieren. Ich empfehle dir, einmal monatlich eine aktualisierte Preisliste hochzuladen. Du kannst übrigens auch mehr Rohstoffe hochladen als du bisher in Rezepten verwendest (für zukünftige Rezepte).
Tipp: Lieferanten & Artikel Informationen hinterlegen
Gib in deiner Excel Rohstoffliste auch direkt Lieferanten und Artikel Daten mit ein. Du kannst dann bei der Rezepteingabe und bei der Preiskalkulation diese Angaben mit einblenden. Das hilft dir, besser zu verstehen, welche Zutat genau gemeint ist. Außerdem kannst du später in der Einkaufslisten Funktion direkt nach Lieferanten kategorisieren.
Video Anleitung: Rohstoff-Preise importieren
Das folgende Video erläutert einmal im Detail, wie du die Excel Vorlage mit deinen Rohstoffpreisen füllst und in der Rezeptrechner Software hochlädst.
Schritt 3: Wareneinsatz berechnen
Nachdem du nun deine Rohstoffpreise eingegeben hast, kannst du schon die Kalkulation für dein erstes Rezept öffnen, indem du in der Rezeptdatenbank das Euro-Symbol wählst.
Die Rohstoffpreise werden automatisch auf die verschiedenen Zutaten entsprechend der Menge angewendet und der fertige Wareneinsatz pro 100g, pro Rezept oder pro Portion wird kalkuliert. Für Rezept-Komponenten kannst du auch die sub-Zutaten wieder aufklappen um zu sehen, wie der Rohstoffpreis pro 100g berechnet worden ist.
Fehlen Preise, kannst du diese entweder manuell ergänzen. Die Eingabe wird ebenfalls für alle Zutaten übernommen.
Einer der wichtigsten Kostenfaktoren ist damit bereits erledigt.
Tipp: Export der Kalkulation (PDF, Excel, CSV)
Du hast übrigens jederzeit die Möglichkeit, die berechneten Kosten und Preise zu exportieren. Hier stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
Einzelne Rezepte –> PDF Export
Für einzelne Rezepte kannst du die Kosten- und Preiskalkulation jederzeit als PDF herunterladen. Wähle dazu direkt in der Preiskalkulation für das einzelne Rezept den PDF-Knopf. Bevor du das PDF generierst, kannst du die Basis-Menge vom Rezept auch jederzeit noch verändern. Das ist praktisch, wenn du beispielsweise ein Event planst und hierfür die Kalkulation für 10-20 Personen machen möchtest.
Viele Rezepte –> CSV oder Excel Massen Export
Möchtest du den kalkulierten Wareneinsatz und/ oder die Verkaufspreise für alle Rezepte herunterladen, so ist dies ebenfalls möglich. Wähle dazu in der Rezeptdatenbank den Knopf Export –> Preiskalkulation. Du kannst nun für ausgewählte oder alle Rezepte eine CSV oder Excel Datei exportieren. Dort sind dann alle Kosten und die Verkaufspreise in einzelnen Spalten aufgelistet.
Schritt 4: weitere variable Kosten
Neben dem Wareneinsatz gehören zu den variablen Kosten in der Gastronomie Verpackungsmaterial und teilweise auch der Arbeitsaufwand. Beim Arbeitsaufwand ist dies jedoch nicht immer so, da es stark davon abhängt, ob du deine Mitarbeiter fix angestellt hast oder pro Stunde beschäftigt.
Für den Arbeitsaufwand in der Kalkulation Gastronomie hast du zwei Optionen:
Variabler Kostenansatz – Arbeitsaufwand
Hier gibst du die Produktionszeit und den durchschnittlichen Stundenlohn pro Rezept an. Diese Methode ist besonders gut geeignet für komplexere Rezepte (z.B. Torten), um eine genaue Preiskalkulation zu ermöglichen.
Der Stundenlohn wird zentral hinterlegt. Wenn du häufig größere Mengen produzierst, solltest du die Zeitangaben entsprechend anpassen (z.B. Basisrezept mal Faktor 10). Die Produktionsmenge kannst du jederzeit flexibel in der Preiskalkulation Gastronomie anpassen.
Fixkosten-Ansatz – Arbeitsaufwand
Alternativ kannst du einen pauschalen Fixkostenaufschlag pro Portion festlegen. Mehr dazu im nächsten Schritt.
Schritt 5: Verpackungsaufwand berechnen
Für außer Haus Lieferungen musst du zusätzlich Verpackungsmaterial berechnen. Hinterlege dein Verpackungsmaterial zentral und ordne es den Rezepten zu. Gib jeweils an, wie viel Material pro Rezept oder Portion benötigt wird. Hier verfährst du genauso wie bei Schritt 4.
Schritt 6: Fixkosten berechnen
Fixkosten kannst du entweder als prozentualen Aufschlag oder als festen Betrag pro Portion hinzufügen. Falls du unsicher bist, welche Variante sich für deine Kalkulation Gastronomie besser eignet, empfehle ich meinen Artikel „Fixkosten-Kalkulation Gastronomie“.
Schritt 7: Gewinnaufschlag & Steuern
Abschließend ergänzen wir die Kalkulation Gastronomie um Gewinnaufschlag und Mehrwertsteuer. Die Mehrwertsteuer variiert je nach Land und Produktgruppe. Für weitere Informationen lies auch den Artikel „Gewinnaufschlag Gastronomie“.
Tipps & Benchmarks für den Gewinnaufschlag:
- Ein Gewinnaufschlag von 20–30 % gilt in der Gastronomie als branchenüblich.
- Für gehobene Gastronomie oder Spezialitätenrestaurants können auch Aufschläge von bis zu 50 % angemessen sein.
- Überprüfe regelmäßig Marktpreise und Wettbewerber, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
- Berücksichtige saisonale oder regionale Besonderheiten, die eine höhere Marge rechtfertigen können.
Video: Preiskalkulation für die Gastronomie (Rezeptrechner Software)
In dem folgenden Video zeige ich dir einmal die Preiskalkulationsfunktion der Rezeptrechner Software im Schnelldurchlauf (siehe auch Kalkulationsrechner Gastronomie):
Darüber hinaus erhalten Gastronomen und Küchenchefs mit der Rezeptrechner Software eine umfangreiche Software zur Rezeptverwaltung und Kennzeichnung. Es können für vorverpackte Lebensmittel auch Etiketten mit vollständiger Nährwertkennzeichnung generiert werden. Für die Küche können zudem Rezeptblätter als Arbeitsanweisung ausgedruckt werden als PDF. Ebenso besteht die Möglichkeit Allergene Listen als PDF herunterzuladen für alle Rezepte (siehe auch Allergenkennzeichnung Gastronomie und Zusatzstoffe Kennzeichnung Speisekarte). Catering Betriebe, die auch in der Gemeinschaftsverpflegung tätig sind, haben zudem die Möglichkeit auch direkt Speisepläne als PDF zu füllen mit den eigenen Rezepten.
Hier findest du ein Beispiel PDF für die Kalkulation in der Gastronomie, erstellt mit der Rezeptrechner Software. Mit der Rezeptrechner Software kannst du solch ein PDF für jedes deiner Rezepturen im Handumdrehen erstellen. Die Rohstoffpreise können zentral hinterlegt und aktualisiert werden.
Jetzt Loslegen & Software buchen
Du kannst die Kalkulationssoftware für die Gastronomie (Rezeptrechner Software) übrigens direkt online buchen und sofort loslegen. Die Buchung erfolgt über unsere Webseite. Du bekommst im Anschluss eine Bestätigungsmail, kannst deinen Account erstellen und direkt loslegen. Es handelt sich um eine Jahreslizenz, die sich nach 365 Tagen automatisch verlängert. Die Kündigungsfrist beträgt 1 Tage vor der nächsten Verlängerung.
Mengenkalkulation Gastronomie
Die Mengenkalkulation ist in der Gastronomie entscheidend, um präzise Mengen für die Rezeptproduktion zu planen und unnötige Verschwendung von Lebensmitteln zu vermeiden. Durch den Einsatz einer Software wie dem Rezeptrechner sparst du viel Zeit und reduzierst Kosten, da Mengen schnell umgerechnet, übersichtlich verwaltet und Einkaufslisten effizient erstellt werden können. Zudem vermeidest du Fehler und hast jederzeit den Überblick über deine Lagerbestände und benötigten Zutaten.
Mit diesen einfachen Schritten gelingt dir die Kalkulation Gastronomie schnell, übersichtlich und fehlerfrei.
Mengenkalkulation für Rezepte & Rezeptblätter:
- Desktop: Lade ein Rezeptblatt als PDF herunter, passe vorher Mengen flexibel an. Das Rezeptblatt kannst du als Produktionsdokumentation verwenden.
- App: Nutze die mobile Rezeptrechner-App für Smartphones oder Tablets direkt in der Küche, um Mengen flexibel umzurechnen und Zutaten während der Zubereitung abzuhaken.
Einkaufsliste für Wochenplanung oder Events:
- Nutze unsere Einkaufslisten-Funktion, um Zutatenmengen für mehrere Rezepte automatisch zu berechnen. Lagerbestände kannst du berücksichtigen, und die fertige Einkaufsliste als CSV-Datei herunterladen und nach Lieferanten sortieren.
Weitere Funktionen der Kalkulationssoftware für die Gastronomie
Abgesehen von der Kalkulation für Mengen, Kosten und Preise für die Gastronomie, bekommst du mit der Rezeptrechner Software Zugang zu vielen weiteren Funktionen. Die relevantesten für die Gastronomie findest du hier noch kurz erläutert.
Allergenkennzeichnung Gastronomie
Als Gastronomiebetrieb bist du gesetzlich zur Allergenkennzeichnung verpflichtet, insbesondere auch bei loser Ware, die im Restaurant oder Catering angeboten wird. Deine Mitarbeiter müssen in der Lage sein, jederzeit Auskunft über enthaltene Allergene zu geben – ob schriftlich, mündlich oder elektronisch. Mit der Rezeptrechner Software hast du jederzeit Zugriff auf detaillierte Allergene-Listen für deine Rezepte. Diese kannst du einfach und übersichtlich als PDF- oder CSV-Datei herunterladen und als praktisches Nachschlagewerk nutzen, um Fragen deiner Kunden schnell und korrekt zu beantworten. Mehr zur Kennzeichnungspflicht für Allergene findest du hier: Allergenkennzeichnung Gastronomie.
Mit diesen einfachen Schritten gelingt dir die Kalkulation Gastronomie schnell, übersichtlich und fehlerfrei.
Etikettenkennzeichnung für verpackte Ware
Beim Verkauf von vorverpackten Lebensmitteln bist du gesetzlich verpflichtet, ein vollständiges Lebensmitteletikett mit allen Pflichtangaben gemäß der Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV) bereitzustellen. Dazu gehören unter anderem eine LMIV-konforme Zutatenliste, eine gut lesbare Nährwerttabelle, Angaben zur Haltbarkeit und gegebenenfalls Hinweise zur Lagerung. Mit dem Rezeptrechner erhältst du automatisch Zugang zu unserem praktischen Etiketten-Generator. Dieser ermöglicht dir, schnell und unkompliziert professionelle Lebensmitteletiketten zu erstellen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Die fertigen Etiketten kannst du anschließend bequem ausdrucken und direkt verwenden, um sicherzustellen, dass du jederzeit gesetzeskonform handelst. Mehr dazu findest du in unserem Haupt-Artikel: Kennzeichnung für Lebensmitteletiketten.
Wochenplan erstellen
Ein gut strukturierter Wochenplan erleichtert in der Gastronomie die Planung von Menüs und Speisen enorm. Besonders in Kantinen, Schulen, Kitas oder Seniorenheimen spart ein detaillierter Speiseplan Zeit, reduziert Fehler und optimiert den Wareneinsatz. Mit der Rezeptrechner Software kannst du unkompliziert einen Wochenplan erstellen, bei dem alle relevanten Informationen wie Zutatenmengen, Allergenkennzeichnung und Nährwerte automatisch berücksichtigt werden. Zudem kannst du den fertigen Wochenplan übersichtlich und professionell als PDF ausdrucken und deinen Kunden oder Mitarbeitern zur Verfügung stellen.
Mehr dazu im Abschnitt Wochenplan erstellen.
