In der Welt der Gastronomie, stehen Betreiber und Küchenchefs täglich vor großen Herausforderungen. Nicht nur Personalfluktuation sondern auch steigende Rohstoffkosten führen zu einem enormen Wettbewerbsdruck. Für viele führt dies bereits heute zu einem ständigen Gefühl der Unsicherheit und Zweifeln, wie lange man das noch durchstehen kann. Eine schnelle, einfache Lösung für die diversen und vielschichtigen Probleme unser heutigen Zeit gibt’s wohl nicht. Überleben werden letztlich die Betriebe, die sich stabil aufstellen und auf einen gesunden Betrieb achten. Um das Geschäft nachhaltig und profitabel zu betreiben, ist es wichtiger als je zuvor, die Kosten und Preise im Blick zu haben. Insbesondere bei Gastronomie Betrieben, die nicht nur veredeln, sondern viele Gerichte von Grund auf selbst kosten, ist das eine komplexe Angelegenheit. Hier kann eine Software zur Rezepte Kalkulation in der Gastronomie helfen (siehe Kalkulation Gastronomie ohne Excel –  schnell & einfach). In diesem Artikel liegt der Fokus auf der Kosten Kalkulation für die Gastronomie. Auf die Preissetzung und psychologische Preisgestaltung in der Gastronomie gehe ich in dem Artikel Preiskalkulation Gastronomie noch genauer ein.

Digitale Hilfsmittel: Preiskalkulation Gastronomie (Rezeptrechner)

Für Gastronomie Betriebe mit diversen verschiedenen Gerichten empfiehlt sich der Einsatz einer Kalkulation Software. Mit der Rezeptrechner Software helfen wir Gastronomen Zeit und Kosten zu sparen bei der Kalkulation (Wareneinsatz, Verkaufspreise und generell Preiskalkulation). Mit dem Tool können Wareneinsatz, Personalkosten und Fixkosten sowie vollständige Verkaufspreise ermittelt werden. Die Rohstoffkosten werden dabei zentral eingegeben und können jederzeit zentral aktualisiert werden. Auch eine Import Funktion gibt es, über die die Preise schnell per CSV Datei eingefügt werden können.

Video: Preiskalkulation für die Gastronomie (Rezeptrechner Software)

In dem folgenden Video zeige ich dir einmal die Preiskalkulationsfunktion der Rezeptrechner Software im Schnelldurchlauf (siehe auch Kalkulationsrechner Gastronomie):

Grundlagen der Kalkulation in der Gastronomie

Kalkulation in der Gastronomie ist das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Restaurants oder Cafés. Es handelt sich um einen Prozess, bei dem zunächst die Kosten für Zutaten und Betrieb ermittelt werden. Zudem ist wichtig, dass man Gerichte nicht nur auf Basis der Kosten preist, sondern auch einen Puffer für die Gewinnmarge berücksichtigt. Es gibt dabei verschiedene Ansätze, wie beispielsweise mit Fixkosten und variablen Kosten umgegangen wird. Auf die verschiedenen Methoden gehe ich im nächsten Schritt etwas genauer ein.

Preiskalkulation Gastronomie als PDF

Mit der Rezeptrechner Software können Gastronomen und Küchenchefs die Preiskalkulation für eigene Rezepte durchführen. Die Preiskalkulation kann im Anschluss als PDF mit Hilfe der Software heruntergeladen und ausgedruckt werden. Zudem kann mit der Kalkulationssoftware auch die Kennzeichnung für verpackte und lose Lebensmittel generiert werden. So erfolgt im Hintergrund auch direkt die Nährwertberechnung und es können Etiketten mit Zutatenliste und Nährwerttabelle erstellt werden.

Vollkostenrechnung in der Gastronomie

Es gibt verschiedene Methoden der Kalkulation in der Gastronomie. Eine gängige Methode ist die Vollkostenrechnung, bei der nicht nur die variablen sondern auch die fixen Kosten auf die verkauften Produkte umgelegt werden. Dies setzt jedoch voraus, dass man im Vorwege definiert, wie hoch der Absatz im Jahr oder Monat sein wird.

Beispielrechnung:

Nehmen wir an, du betreibst ein kleines Restaurant und möchtest den Preis für einen Teller Pasta kalkulieren. Bei der Vollkostenrechnung berücksichtigst du sowohl die direkten Kosten (wie Zutaten und direkte Arbeitskosten) als auch die indirekten Kosten (wie Miete, Strom, Verwaltung usw.).

Schritt 1: Direkte Kosten ermitteln

• Zutatenkosten für einen Teller Pasta: 2,50 Euro
• Direkte Arbeitskosten (Zubereitungszeit): 3,00 Euro
  • Angenommen, ein Koch wird stündlich bezahlt (Stundenlohn 12 Euro), und es dauert 15 Minuten, um einen Teller Pasta zuzubereiten.

Schritt 2: Indirekte Kosten berechnen

Nehmen wir an, dein Restaurant hat monatliche indirekte Kosten von 10.000 Euro. Dazu gehören Miete, Strom, Wasser, Marketing, Verwaltung usw.

• Monatliche indirekte Kosten: 10.000 Euro
• Durchschnittliche Anzahl an verkauften Gerichten pro Monat: 2000 GerichteDie indirekten Kosten pro Gericht berechnen Sie durch:Indirekte Kosten pro Gericht = ( Monatliche indirekte Kosten / Anzahl Gerichte pro Monat)​Indirekte Kosten pro Gericht =10.000 Euro / 2000 Gerichte = 5 Euro pro Gericht

Schritt 3: Gesamtkosten pro Gericht kalkulieren

• Gesamtkosten pro Teller Pasta = Zutatenkosten + Direkte Arbeitskosten + Indirekte Kosten pro Gericht
• Gesamtkosten pro Teller Pasta = 2,50 Euro + 3,00 Euro + 5,00 Euro = 10,50 Euro

Schritt 4: Verkaufspreis festlegen

Nun legst du den Verkaufspreis fest, der über den Gesamtkosten liegt, um einen Gewinn zu erzielen. Angenommen, du möchtest eine Gewinnmarge von 30% erreichen.

• Verkaufspreis = Gesamtkosten pro Gericht + Gewinnmarge
• Verkaufspreis = 10,50 Euro + (30% von 10,50 Euro)
• Verkaufspreis = 10,50 Euro + 3,15 Euro = 13,65 Euro

In diesem Beispiel könntest du den Preis für einen Teller Pasta auf etwa 14 Euro festlegen, um sowohl alle Kosten zu decken als auch den gewünschten Gewinn zu erzielen.

Der Vorteil der Vollkostenrechnung liegt in der verhältnismäßig einfachen Herangehensweise. Zudem wird sichergestellt, dass auch wirklich alle Kosten berücksichtigt werden.

Der Nachteil wiederum liegt in der erforderlichen Planbarkeit und der fehlenden Differenzierung. Damit ist folgendes gemeint:

Planbarkeit: Du musst im Vorwege schon wissen, wie hoch dein Absatz sein wird. Wenn du deinen Absatz überschätzt, so fallen die indirekten Kosten pro Gericht zu gering aus und du arbeitest möglicherweise doch nicht kostendeckend. Wenn du deinen Absatz unterschätzt, so kann es sein, dass du die Gerichte zu teuer preist. Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, den Absatz tendenziell lieber etwas vorsichtiger zu planen und hier lieber etwas niedriger anzusetzen. Zudem kannst du deine kalkulierten Verkaufspreise mit Wettbewerbern vergleichen. Verlangen andere Restaurants für das gleiche Pasta Gericht von ähnlicher Qualität einen höheren Preis? Wenn dem so ist, kannst du den Preis noch etwas höher ansetzen.

Differenzierung: In unserem obigen Beispiel ermitteln wir indirekte Kosten von 3€ pro Gericht. Diese würden pauschal auf jedes Gericht angewendet werden. Wenn man nur Pasta verkauft, ist das kein Problem. Aber wer sehr unterschiedliche Gerichte verkauft, die in den Herstellungskosten und dem Preis stark schwanken, hat möglicherweise das Problem, das günstigere Gerichte zu teuer werden aufgrund des „hohen“ indirekten Kostenaufschlags. Andere Gerichte können ggf. zu günstig werden. Ich finde dieses „Risiko“ akzeptabel. Versuche im Zuge der Planung die indirekten Kosten immer zu decken und orientiere dich darüber hinaus an den Verkaufspreisen deiner Wettbewerber. So wirst du ggf. eine etwas geringere Gewinnmarge nach Abzug der indirekten Kosten haben für ein Gericht, aber letztlich deckst du definitiv deine Kosten und nimmst einen Deckungsbeitrag ein.

Teikostenrechnung in der Gastronomie

Eine andere Methode ist die Teilkostenrechnung oder Deckungsbeitragsrechnung, bei der nur die variablen Kosten (direkt zurechenbare Kosten wie Zutaten und direkte Arbeitskosten) in die Preisgestaltung einbezogen werden. Dies kann zu wettbewerbsfähigeren Preisen führen, birgt aber das Risiko, dass nicht alle fixen Kosten gedeckt werden.

Bei der Teilkostenrechnung, insbesondere der Deckungsbeitragsrechnung, konzentriert man sich auf die variablen Kosten eines Produkts und ignoriert vorerst die fixen Kosten (wie Miete, Verwaltung etc.). Das Ziel ist es, zu bestimmen, wie viel jedes verkaufte Produkt zur Deckung der fixen Kosten und zur Gewinnerzielung beiträgt.

Nehmen wir dasselbe Beispiel: Ein Teller Pasta in Ihrem Restaurant.

Schritt 1: Variable Kosten ermitteln

• Zutatenkosten für einen Teller Pasta: 2,50 Euro (siehe dazu auch Kalkulation für Rezepte)
• Direkte Arbeitskosten (Zubereitungszeit): 3,00 Euro
  • Angenommen, ein Koch wird stündlich bezahlt, und es dauert 15 Minuten, um einen Teller Pasta zuzubereiten.

Die variablen Kosten pro Teller Pasta sind somit 2,50 Euro + 3,00 Euro = 5,50 Euro.

Schritt 2: Deckungsbeitrag pro Gericht berechnen

Der Deckungsbeitrag ist der Betrag, den jedes verkaufte Gericht zur Deckung der fixen Kosten und zur Gewinnerzielung beiträgt. Um den Deckungsbeitrag zu berechnen, subtrahierst du die variablen Kosten vom Verkaufspreis.

Angenommen, der Verkaufspreis für einen Teller Pasta liegt netto bei 10 Euro. Der Deckungsbeitrag pro Gericht wäre dann:

Deckungsbeitrag pro Gericht = netto Verkaufspreis − Variable Kosten

Deckungsbeitrag pro Gericht = 10 Euro − 5,50 Euro = 4,50 Euro 

Schritt 3: Beitrag zur Deckung der fixen Kosten

Der ermittelte Deckungsbeitrag von 4,50 Euro pro verkauftem Teller Pasta trägt nun zur Deckung der monatlichen fixen Kosten bei. Nehmen wir an, die monatlichen fixen Kosten belaufen sich auf 10.000 Euro. Du müsstest demnach etwa 2.222 Teller Pasta pro Monat verkaufen, um allein die fixen Kosten zu decken (10.000 Euro / 4,50 Euro pro Gericht).

Welche Kalkulationsmethode kommt in der Praxis häufiger zum Einsatz?

In der Praxis wird die Wahl zwischen Vollkostenrechnung und Teilkostenrechnung (Deckungsbeitragsrechnung) oft von der Art des Betriebs, der Marktstrategie und der Managementphilosophie beeinflusst. Beide Methoden haben ihre Berechtigung und werden in der Gastronomie sowie in anderen Branchen eingesetzt, jedoch mit unterschiedlichen Schwerpunkten:

1. Vollkostenrechnung:
   • Die Vollkostenrechnung wird häufig in etablierten Betrieben mit stabilen Kostenstrukturen und weniger Preissensitivität eingesetzt. Ein gutes Beispiel hierfür sind Bäckereien (siehe auch Kalkulationsprogramm Bäckerei)
   • Sie ist besonders bei Unternehmen beliebt, die eine klare Kostendeckung und langfristige Preisstabilität sicherstellen wollen.
   • In der Praxis wird sie oft für die Festlegung von Preisen für Catering-Services oder bei Menüs mit hochpreisigen Zutaten verwendet, wo eine genaue Kostenerfassung wichtig ist.
2. Teilkostenrechnung (Deckungsbeitragsrechnung):
   • Die Teilkostenrechnung ist bei dynamischen, marktorientierten Betrieben verbreiteter, insbesondere in wettbewerbsintensiven Umgebungen.
   • Sie wird häufig von Betrieben genutzt, die schnell auf Marktveränderungen reagieren müssen, wie z.B. in Trendrestaurants oder bei saisonalen Angeboten.
   • Diese Methode eignet sich auch für die Analyse von Produktlinien oder Menüpunkten, um zu bestimmen, welche am profitabelsten sind und welche möglicherweise gestrichen werden sollten.

In der realen Welt nutzen viele Gastronomiebetriebe eine Kombination aus beiden Ansätzen. Sie können beispielsweise die Vollkostenrechnung verwenden, um eine grundlegende Preisuntergrenze festzulegen, und die Teilkostenrechnung nutzen, um flexible Preisstrategien und Promotionen zu entwickeln, die auf aktuellen Markttrends und Wettbewerbsbedingungen basieren.

Zudem spielen heutzutage digitale Tools und Software eine wichtige Rolle bei der Kalkulation. Diese ermöglichen eine genauere und schnellere Datenanalyse und unterstützen Gastronomen bei der Wahl der geeigneten Kalkulationsmethode, angepasst an ihre individuellen Geschäftsbedürfnisse und Marktbedingungen.